Када се исплати аутсорсинг обрачуна зарада за мала предузећа?
Обрачун зарада спада у задатке који у сваком предузећу морају бити обављени поуздано и у року. Већ мале грешке могу изазвати додатна питања запослених, исправке у пријавама или додатни посао око усаглашавања. За мала предузећа се зато често поставља питање да ли обрачун треба да се обавља интерно или да се препусти специјализованом пружаоцу услуга.
Ова се одлука тиче великог дела немачке привреде. Према подацима Statistisches Bundesamt (Савезни завод за статистику) о малим и средњим предузећима, у 2024. години око 3,2 милиона предузећа убрајало се у мала и средња предузећа. То је одговарало 99,3 процента свих предузећа. Од тога се око 2,7 милиона сматрало микро предузећима. У таквим предузећима често нема сопствених одељења која се искључиво баве кадровском администрацијом и обрачуном зарада.
Универзалан одговор не постоји, јер одговарајуће решење зависи од броја запослених, постојећих стручних знања и пословних процеса. У многим случајевима аутсорсинг се, међутим, исплати раније него што оснивачице и оснивачи у почетку претпостављају.
Зашто обрачун зарада посебно оптерећује мала предузећа
У малом предузећу руководство често преузима више задатака истовремено. Поред бриге о клијентима и реализације наруџбина јављају се административни послови за које не постоји посебно стручно одељење. Обрачун зарада ипак сваког месеца мора бити исправно припремљен, проверен и завршен.
При томе није довољно само унети договорене бруто зараде у софтвер. На обрачун могу утицати радно време, додаци, одсуства, једнократне исплате, примања у натури и друге посебности. Томе се додају законски захтеви и обавезе пријављивања које се стално морају узимати у обзир.
Обрачун зарада подлеже јасним формалним захтевима. То показује Entgeltbescheinigungsverordnung (уредба о потврди о зарадама), коју је објавило Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS, Савезно министарство рада и социјалних питања). У њој је тачно регулисано који подаци морају стајати на потврди о зарадама. Поред тога постоје обавезе пријављивања у области социјалног осигурања – BMAS основе за то, између осталог, објашњава у оквиру оптимизованог поступка пријављивања (optimiertes Meldeverfahren).
Посебно осетљиво постаје када потребно знање има само једна особа. Ако та особа изостане због болести или одмора, обрачун у року брзо долази у питање. Спољни пружалац услуга управо смањује ту зависност, јер ради са чврстим процесима и јасним правилима о замени.
Од које величине предузећа се аутсорсинг исплати?
Фиксан минимални број запослених не постоји. Аутсорсинг може бити економски оправдан већ код неколико запослених, ако интерно нема ни потребног искуства ни довољно времена. Одлучујући није само број запослених, већ стварна сложеност обрачуна.
Предузеће са само пет запослених може сасвим лако изазвати више посла од оног са петнаест. Променљиво радно време, променљиве накнаде, мини-послови (Minijobs) или различити уговорни модели повећавају месечни обим посла. Код уједначених зарада и стабилне кадровске структуре, међутим, обрачун се интерно углавном лакше савладава.
При одлучивању мала предузећа треба, између осталог, да узму у обзир следеће тачке:
- Утрошак времена за припрему, контролу и додатна питања
- Трошкови за софтвер, обуке и текуће ажурирање
- Постојећа стручна знања у предузећу
- Зависност од појединих особа
- Број и сложеност радних односа
- Ангажман око заштите података и безбедног преноса података
Само поређење месечних трошкова пружаоца услуга зато је недовољно. И интерно везано радно време изазива трошкове, чак и ако се не појављује непосредно на рачуну. Ко као оснивачица или оснивач проведе три сата месечно уз обрачун, нема тих три сата у продаји.
Пре одлуке ипак се препоручује детаљно поређење. Преглед разлика, као и предности и ограничења сваке опције, нуди чланак на тему Outsourcing oder Inhouse-Lohnabrechnung (аутсорсинг или обрачун зарада у сопственој режији).
Кратка помоћ при одлуци
Радије интерно, ако зараде остају углавном стабилне, постоји само неколико запослених са јасним уговорима, неко у тиму то заиста добро зна – и постоји замена.
Радије препустити спољном сараднику, ако радно време и накнаде варирају, додају се мини-послови или мешовити уговорни модели, знање зависи од једне особе или је време једноставно боље уложено у основну делатност.
Шта видимо у нашем AVGS коучингу за осниваче
У AVGS коучингу за осниваче подржавамо људе на путу из незапослености у самосталну делатност. Од 2018. из тога је настало преко 750 пројеката које смо пратили, међу њима више од 500 оснивања. При томе се стално понављају два обрасца – и оба се односе управо на ово питање.
Прво: обрачун зарада се третира као засебна тема. У стварности он је уско повезан са остатком рачуноводства – организација докумената, планирање ликвидности и сарадња са пореским саветником се преплићу. У коучингу градимо тај темељ пре него што се изда прва фактура. Ко га накнадно дограђује, доплаћује: за довођење у ред, за исправке, за време.
Друго: корак од самосталног рада без запослених до послодавца се не планира. Само оснивање се уредно прорачуна – финансијски план, цене, придобијање клијената. Прво запошљавање при том готово увек падне у други план, јер делује удаљено две године. Када дође на ред, одједном настаје притисак времена, а одлука се доноси по осећају уместо по бројевима.
Шта из тога закључујемо: ово питање се може разјаснити дуго пре првог запошљавања. И независно од одлуке одговорност за достављене податке остаје у сопственом предузећу. Исплати се разумети основе, чак и ако извођење преузима пружалац услуга.
Где се тренутно налазите?
Ако сами оснивате из незапослености или Вам прети незапосленост, AVGS може у потпуности да финансира саветовање. Да ли ћете га добити, одлучују Agentur für Arbeit (Завод за запошљавање) или Jobcenter. AVGS за коучинг за осниваче је дискрециона накнада. Више о AVGS коучингу за осниваче
Ако већ најмање две године радите самостално и планирате прво запошљавање, сада је прави тренутак за темељ. О томе је реч у нашем курсу „Рачуноводство и порези за самосталне без запослених“: 4 дана, 20 сати наставе уживо плус 5 сати самосталног учења – организација докумената, дигитални алати, издавање рачуна, пореске обавезе и сарадња са пореским саветником. Курс води Tatjana Pichlmeier-Radojevic, дипломирана економисткиња (Diplom-Kauffrau, FH), са преко 24 године искуства. Преко KOMPASS подстицаја могућа је субвенција до 90 процената: уместо 1.250 евра сопствено учешће тада износи 125 евра. Сазнајте више о курсу
Често постављана питања о аутсорсингу обрачуна зарада
Које задатке преузима спољни пружалац услуга?
Конкретан обим услуге зависи од изабраног пружаоца и договореног пакета. По правилу пружалац услуга преузима месечни обрачун зарада и плата, израђује документацију о обрачуну и обрађује потребне пријаве. Предузеће остаје одговорно да све релевантне податке, као што су радно време, одсуства, нова запошљавања или промене зарада, достави потпуно и у року.
Колики су трошкови аутсорсинга обрачуна зарада?
Трошкови се углавном одређују према броју запослених, обиму услуга и сложености радних односа. Додатни посао може настати ако се често морају узимати у обзир исправке, променљиве накнаде или посебни уговорни модели. За смислено поређење предузећа треба да укључе не само понуду пружаоца услуга, већ и интерне трошкове софтвера, обуке и сопствени утрошак времена.
Да ли предузеће остаје одговорно упркос аутсорсингу?
И након аутсорсинга предузеће и даље сноси одговорност за тачност и потпуност достављених података. Зато је потребно да постоје јасне надлежности, чврсти рокови и разумљиви процеси контроле. Поуздан пружалац услуга подржава стручно спровођење, али не замењује интерну проверу важних кадровских података и података о обрачуну.
Да ли ми је то потребно већ као самосталној особи без запослених?
Не. Без запослених не настаје обрачун зарада. Тема постаје релевантна чим се запосли прва особа – или ако се редовно ради са запосленима на мини-пословима.
Додатне корисне информације о једној централној теми предузећа нуди чланак о рачуноводству за самосталне предузетнике.