Когда малому бизнесу выгодно передать расчёт заработной платы на аутсорсинг?
Расчёт заработной платы относится к задачам, которые на каждом предприятии должны выполняться надёжно и в срок. Даже небольшие ошибки могут вызвать уточняющие вопросы сотрудников, исправления в уведомлениях или дополнительные согласования. Поэтому малым предприятиям часто приходится решать, проводить ли расчёт внутри компании или передать его специализированному поставщику услуг.
Это решение касается значительной части немецкой экономики. По данным Федерального статистического управления Германии (Statistisches Bundesamt) о малых и средних предприятиях, в 2024 году около 3,2 миллиона предприятий относились к малым и средним. Это составляло 99,3 процента всех предприятий. Около 2,7 миллиона из них считались микропредприятиями. На таких предприятиях часто нет собственных отделов, которые занимались бы исключительно кадровым администрированием и расчётом оплаты труда.
Универсального ответа нет, поскольку подходящее решение зависит от числа сотрудников, имеющихся специальных знаний и рабочих процессов на предприятии. Однако во многих случаях аутсорсинг окупается раньше, чем основатели бизнеса поначалу предполагают.
Почему расчёт заработной платы особенно непрост для малых предприятий
В небольшой фирме руководство часто берёт на себя сразу несколько задач. Помимо работы с клиентами и выполнения заказов появляются административные задачи, для которых нет отдельного профильного отдела. При этом расчёт заработной платы нужно каждый месяц правильно подготовить, проверить и завершить.
Недостаточно просто внести согласованные брутто-оклады в программу. На расчёт могут влиять рабочее время, надбавки, отсутствия на работе, единовременные выплаты, натуральные выплаты (Sachbezüge) и другие особенности. Кроме того, нужно постоянно учитывать законодательные требования и обязанности по уведомлению.
Расчёт оплаты труда (Entgeltabrechnung) подчиняется чётким формальным требованиям. Об этом свидетельствует Положение о справках об оплате труда (Entgeltbescheinigungsverordnung), опубликованное Федеральным министерством труда и социальных дел (Bundesministerium für Arbeit und Soziales). В нём точно определено, какие сведения должны быть указаны в справке об оплате труда. К этому добавляются обязанности по уведомлению в сфере социального страхования — основы этого BMAS разъясняет, среди прочего, в рамках оптимизированной процедуры уведомлений (optimiertes Meldeverfahren).
Особенно рискованно, когда необходимые знания есть только у одного человека. Если этот человек выбывает из-за болезни или отпуска, расчёт в срок быстро оказывается под угрозой. Внешний поставщик услуг снижает именно эту зависимость, потому что работает по устоявшимся процессам и с чёткими правилами замещения.
С какого размера предприятия аутсорсинг имеет смысл?
Твёрдого минимального числа сотрудников не существует. Аутсорсинг может быть экономически оправдан уже при небольшом числе работников, если внутри предприятия нет ни необходимого опыта, ни достаточного времени. Решающую роль играет не только число сотрудников, но и фактическая сложность расчёта.
Предприятие всего с пятью сотрудниками вполне может требовать больше усилий, чем предприятие с пятнадцатью. Меняющееся рабочее время, переменная оплата, мини-джобы (Minijobs) или разные модели договоров увеличивают ежемесячные затраты. При единых окладах и стабильной структуре персонала расчёт, напротив, обычно проще выполнять внутри предприятия.
При принятии решения малым предприятиям следует учесть, среди прочего, следующее:
- время на подготовку, контроль и уточняющие вопросы
- расходы на программное обеспечение, обучение и постоянные обновления
- имеющиеся на предприятии специальные знания
- зависимость от отдельных людей
- количество и сложность трудовых отношений
- затраты на защиту данных и безопасную передачу данных
Поэтому простого сравнения ежемесячных расходов на поставщика услуг недостаточно. Рабочее время, затрачиваемое внутри предприятия, тоже стоит денег, даже если оно не отражается напрямую в счёте. Тот, кто как основатель бизнеса тратит на расчёт зарплаты три часа в месяц, не использует эти три часа на продажи.
Тем не менее перед принятием решения стоит провести точное сравнение. Обзор различий, а также сильных сторон и ограничений каждого варианта даёт статья на тему «Аутсорсинг или расчёт зарплаты внутри предприятия» (Outsourcing oder Inhouse-Lohnabrechnung).
Краткая подсказка для решения
Скорее выполнять внутри предприятия, если оклады в основном остаются стабильными, есть лишь немного сотрудников с понятными договорами, кто-то в команде действительно владеет этой темой — и есть замена.
Скорее передать на аутсорсинг, если рабочее время и оплата колеблются, добавляются мини-джобы или смешанные модели договоров, знания держатся на одном человеке или время просто лучше вложить в основную деятельность.
Что мы видим в наших AVGS-коучингах по основанию бизнеса
В AVGS-коучинге по основанию бизнеса мы сопровождаем людей на пути из безработицы в самозанятость. С 2018 года таких проектов набралось более 750, среди них более 500 основанных бизнесов. Снова и снова проявляются две закономерности — и обе имеют прямое отношение именно к этому вопросу.
Первое: расчёт заработной платы рассматривают как отдельную тему. На самом деле он связан с остальным учётом: организация первичных документов, планирование ликвидности и взаимодействие с налоговым консультантом (Steuerberater) тесно переплетены. В коучинге мы закладываем этот фундамент ещё до того, как будет выставлен первый счёт. Кто достраивает его позже, переплачивает: за наведение порядка, за исправления, за время.
Второе: шаг от работы в одиночку к статусу работодателя не планируется. Само основание бизнеса просчитывают аккуратно — финансовый план, цены, привлечение клиентов. Первый найм почти всегда остаётся без внимания, потому что до него, кажется, ещё два года. Когда же он становится актуальным, внезапно возникает цейтнот, и решение принимается по ощущениям, а не по цифрам.
Какой вывод мы делаем: этот вопрос можно решить задолго до первого найма. И независимо от решения ответственность за передаваемые данные остаётся внутри предприятия. Стоит разобраться в основах, даже если выполнение берёт на себя поставщик услуг.
На каком этапе Вы сейчас?
Если Вы основываете бизнес, находясь в безработице, или Вам грозит безработица, ваучер на активацию и содействие в трудоустройстве (AVGS) может полностью оплатить консультацию. Получите ли Вы его, решают Агентство по труду (Agentur für Arbeit) или центр занятости (Jobcenter). AVGS на коучинг для основателей предоставляется по усмотрению ведомства (Ermessensleistung). Подробнее об AVGS-коучинге по основанию бизнеса
Если Ваша самозанятость длится не менее двух лет и Вы планируете первый найм, сейчас самое время заложить фундамент. Именно об этом наш курс «Бухгалтерия и налоги для соло-самозанятых»: 4 дня, 20 часов живых занятий плюс 5 часов самостоятельной работы — организация первичных документов, цифровые инструменты, выставление счетов, налоговые обязанности и взаимодействие с налоговым консультантом. Ведёт курс Tatjana Pichlmeier-Radojevic, дипломированный экономист (Diplom-Kauffrau, FH) с более чем 24-летним опытом. По программе KOMPASS возможна субсидия до 90 процентов: вместо 1.250 евро собственный взнос составит тогда 125 евро. Подробнее о курсе
Частые вопросы о переданном на аутсорсинг расчёте заработной платы
Какие задачи берёт на себя внешний поставщик услуг?
Конкретный объём услуг зависит от выбранного поставщика и согласованного пакета. Как правило, поставщик услуг выполняет ежемесячный расчёт заработной платы и окладов, готовит расчётные документы и обрабатывает необходимые уведомления. Предприятие остаётся ответственным за то, чтобы полностью и в срок передавать все важные данные, такие как рабочее время, отсутствия на работе, новые приёмы на работу или изменения окладов.
Каковы расходы на аутсорсинг расчёта заработной платы?
Расходы обычно зависят от числа сотрудников, объёма услуг и сложности трудовых отношений. Дополнительные затраты могут возникнуть, если часто приходится учитывать исправления, переменную оплату или особые модели договоров. Для содержательного сравнения предприятиям стоит учитывать не только предложение поставщика услуг, но и внутренние расходы на программное обеспечение, обучение и собственные затраты времени.
Остаётся ли предприятие ответственным, несмотря на аутсорсинг?
Даже после передачи функции предприятие по-прежнему отвечает за правильность и полноту предоставленных данных. Поэтому необходимы чёткое распределение обязанностей, твёрдые сроки и понятные процессы контроля. Надёжный поставщик услуг помогает с профессиональным оформлением, но не заменяет внутреннюю проверку важных кадровых данных и данных для расчёта.
Нужно ли это уже соло-самозанятому?
Нет. Без наёмных сотрудников расчёт заработной платы не требуется. Тема становится актуальной, как только нанимается первый человек, или если регулярно работают с работниками на мини-джобах.
Дополнительную полезную информацию по одной из центральных тем для предприятия даёт статья о бухгалтерии для самозанятых.